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在職場中,你是否經(jīng)常遇到這樣的情況:開會時明確規(guī)定了每個人的匯報時間。
匯報時間截止,你還沒講到重點,卻必須自行終止;
同事們辛辛苦苦準(zhǔn)備了一周的設(shè)計案例,交付客戶時,因為匯報人報告邏輯出現(xiàn)了一點問題,最終方案被客戶無情拋棄......
凡此種種,都說明商務(wù)報告出了問題。
明明工作準(zhǔn)備得還不錯,報告時卻被“用腳投票”。
在當(dāng)下,商務(wù)報告已經(jīng)覆蓋了職場的方方面面。
會議、商務(wù)談判時匯報自己收集整理的資料,日常指導(dǎo)下屬工作,公司內(nèi)部會議發(fā)言以及為客戶提供一個小小的產(chǎn)品服務(wù)展示,都可以算作商務(wù)報告的范疇。
商務(wù)報告,已經(jīng)成為當(dāng)下一個繞不開的職場課題。
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2021-1-21 15:45 上傳
商務(wù)報告需要通俗易懂
在職場要會做,更要會說。
會說,就體現(xiàn)在日常商務(wù)報告上。
我就有過這樣痛苦的經(jīng)歷。
有一次,單位邀請了一個人工智能領(lǐng)域的專家做講座,2個小時的時間內(nèi),專家在臺上認(rèn)真講解,口若懸河,滔滔不絕,專業(yè)術(shù)語滿天飛;
聽眾在臺下昏昏欲睡,坐臥不寧,一臉懵逼。
如果聽報告的人屬于業(yè)內(nèi)人士,這樣講無可厚非;
但聽報告的人恰恰是對人工智能一無所知的“門外漢”,講課時還要使用大量的專業(yè)術(shù)語,大家自然無法明白。
所以,做商務(wù)報告一定要看對象,尤其是對于非專業(yè)人員,盡可能使用通俗易懂的語言,配合受眾的知識水平進行講解。
這是商務(wù)報告的基本原則。
正如一位資深人士所說,寫學(xué)術(shù)論文可以多用專業(yè)術(shù)語,反正瀏覽使用論文的對象都是專業(yè)人士,大家都懂。
但對于寫文章做報告,一定要轉(zhuǎn)換思維,要接地氣,要“到什么山唱什么歌”。
讓外行人聽懂看懂,也是對受眾對象的一種起碼的尊重。
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2021-1-21 15:45 上傳
商務(wù)報告最好“一事一議”
我在日常聽下屬匯報工作時,經(jīng)常會反問:“你這個報告里究竟要表述幾個問題?”
現(xiàn)象之一是因為下屬經(jīng)常會把幾個問題糅合到一個方案中平行展示,往往造成主次不分,重點不突出,結(jié)果影響到報告質(zhì)量。
現(xiàn)象之二是下屬在起草一個方案時,總喜歡窮盡一切可能,結(jié)果就會讓看報告的人特別吃力,看完報告不知道你想表達的主要意思和目的。
一次性拋出的信息量過大,往往會給受眾帶來額外負擔(dān),受眾可能記住了你后面的議題,但對于前面的議題,往往沒有留下更加深刻的印象。
正確的做法是,在準(zhǔn)備商務(wù)報告時,最好“一事一議”,不要總是妄圖在一個方案里把所有的問題考慮窮盡。
把一個問題的來龍去脈講清楚,找到有調(diào)研、有描述、有對比、有分析、有建議,就已經(jīng)非常成功了。
職場專家都明白一個道理:每次只解決一個問題,聚焦主題,畢其功于一役,集中火力,往往會事半功倍。
在職場里,每次做商務(wù)匯報,最好不要說三件事以上。
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2021-1-21 15:45 上傳
商務(wù)報告必須簡明扼要
有一個領(lǐng)導(dǎo)對我說,聽取匯報時,3分鐘還沒有講到核心問題,一定會打斷匯報。
不是缺乏耐心,而是每個人的時間有限,都想在最短的時間內(nèi)把問題搞清楚,拿出解決或處理問題的意見和決議。
用10分鐘甚至更短的時間,把一個月、兩個月,半年甚至全年的工作提煉出來;
把一個項目的前因后果說清楚,涉及到項目背景調(diào)查、可行性分析、風(fēng)險及投資、市場及利潤等等
考驗的不僅是匯報人的口才和表達能力,更多的是背后的總結(jié)、歸納、提煉和取舍能力;
考驗的是一個人很強的邏輯思考能力,更是一個人對問題的敏感度以及對核心內(nèi)容的把控程度。
“10分鐘的匯報,比3個小時的匯報更難”。簡明扼要要注意以下幾點:
(1)要把控主題。以解決問題為出發(fā)點,去鋪墊,去描述,去添加,去掉一些花里胡哨的東西,始終把報告主線聚焦到問題上,不偏離軌道。
(2)要節(jié)約時間。多聯(lián)系、多實踐,針對一個問題,除非會議有明確的時間要求,一般要學(xué)會在10分鐘左右陳述清楚,并養(yǎng)成習(xí)慣。
(3)要培養(yǎng)邏輯思維意識。
分清一二三四,或由淺入深,或平行展開,或?qū)訉舆f進,匯報內(nèi)容做到互相呼應(yīng)、互相關(guān)聯(lián)、互不重復(fù)。
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2021-1-21 15:45 上傳
商務(wù)報告要有理有據(jù)
我初到一家銀行工作的時候,遇到一個業(yè)務(wù)部門負責(zé)人匯報年度工作思路時,明確提出要開展投貸聯(lián)動業(yè)務(wù)。
我開始時有點不解。這項業(yè)務(wù)需要銀行業(yè)監(jiān)管部門審批認(rèn)證,明確試點銀行,我所在的銀行是一家新銀行,根本沒有做這項業(yè)務(wù)的資格和條件。
可見匯報人在報告工作前沒有做到吃透政策、了解業(yè)務(wù),而是僅僅看到別家銀行做了這項業(yè)務(wù),就貿(mào)然提出了工作設(shè)想,結(jié)果議題被斃掉自然是大概率事件。
(1)做商務(wù)報告前一定要做好調(diào)查研究。
功夫在詩外,報告前一定要多問幾個為什么,要做詳細的調(diào)查了解,不能似是而非,貽笑大方。
(2)在進行商務(wù)報告時還要注意用數(shù)據(jù)說話。
數(shù)據(jù)是最有利的說服工具,數(shù)據(jù)可以幫助克服“假大空”印象。
報告人一定要學(xué)會定量分析、定量說話,要從匯報問題的業(yè)務(wù)規(guī)模、時間節(jié)點、資源投入、預(yù)期回報等方面進行數(shù)據(jù)展示,增加報告的科學(xué)性、真實性、專業(yè)型、可行性。
商務(wù)報告最好事先預(yù)告
做報告時,報告人一定要在報告開始時預(yù)先提醒自己接下來要說的內(nèi)容是什么?
比如報告的主題、主要內(nèi)容,讓受眾對自己的報告內(nèi)容有一個大體的了解,便于理清脈絡(luò),對報告內(nèi)容充分了解和吸收。
我的習(xí)慣是在報告開始時會告訴受眾以下幾個問題:
報告主題內(nèi)容是什么?報告分為幾個部分(如報告的背景、存在的問題、解決方案等)?報告所用的時間等。
每次都能收到較好的效果。
如果一開始沒有給大家一個簡明的交待,受眾還沒有做好充分的心理準(zhǔn)備,再加上報告中可能遇到的專業(yè)和邏輯表達問題。
受眾很可能會聽不懂我們在說什么,至少很難專注我們報告的主題內(nèi)容。
如果能在報告時先給出一個簡單合理的預(yù)告,說明我們報告的內(nèi)容和重點,以此吸引受眾的注意和好奇,他們可能就會耐心地聽下去了。
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2021-1-21 15:45 上傳
商務(wù)報告需要解決方案
職場中討論工作安排,往往需要闡明問題、分析問題,最終目的是解決問題。
因此,涉及解決問題的商務(wù)報告,一定要在分析闡述之后,給出明確的或建議的解決方案。
尤其在給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的時候,領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的不僅僅是你對問題的背景描述是否全面,發(fā)展展望是否科學(xué),更重要的是你是否提出了解決問題的思路和措施,以及提出的解決方案是否可行,是否能夠落地實施?
如果你在領(lǐng)導(dǎo)面前侃侃而談,浪費了領(lǐng)導(dǎo)半天寶貴時間,最終只是一個“空中樓閣”,你設(shè)想一下領(lǐng)導(dǎo)被忽悠后能有什么感覺?
所以,以解決問題為目的的工作匯報的關(guān)鍵點,還是你能夠根據(jù)全面的分析和判斷,拿出可供領(lǐng)導(dǎo)決策使用的建設(shè)性方案。
這種方案,可以是深思熟慮后的唯一解決方案,也可以是供大家決策思考的若干方案。
你的任務(wù),就是通過工作匯報,為領(lǐng)導(dǎo)打開一扇思維的門,為領(lǐng)導(dǎo)提供一個選擇的“菜單”;
而領(lǐng)導(dǎo),就是要在你提供的“菜單”中,勾選出最符合發(fā)展“胃口”的那道菜。
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