Microsoft Office 2021強大特性助力高效辦公

毛屌屌

對于微軟的產(chǎn)品，人們最熟悉的除了Windows操作系統(tǒng)外，應(yīng)該就是Office辦公軟件了。盡管我們已經(jīng)習(xí)慣用智能手機填補娛樂時間了，但是在工作和學(xué)習(xí)這塊，我們依然很難離開專業(yè)的辦公軟件，特別是對于小編這種以碼字為生的編輯來說，一款專業(yè)的辦公軟件就是高效生產(chǎn)力的代名詞。

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近日，微軟在深圳舉行了一場Surface冬季新品品鑒會。會上，微軟方面除了向國內(nèi)媒體展示了涵蓋一體機、二合一、筆記本電腦、鍵盤、鼠標(biāo)等在內(nèi)的Surface全線產(chǎn)品，還為我們介紹了Windows 11、Office 2021和Microsoft 365的諸多全新特性外，讓我們得以領(lǐng)略到新款微軟辦公套件的高效之處。

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您可能想知道，“為什么微軟會提供兩個本質(zhì)上基本相同的產(chǎn)品呢？”今天，就讓我們來好好地體驗一下全新的Office 2021，看一看Office 2021 里面究竟有什么新東西，以及Microsoft 365和Office 2021究竟有哪些不同，你應(yīng)該如何選擇適合自己的產(chǎn)品。
強化協(xié)作的Office 2021

首先，讓我們來了解一下Office 2021這款產(chǎn)品，Office 2021是一款買斷制的辦公應(yīng)用服務(wù)，一次付費即可永久使用，包含Word，Excel，PowerPoint等適用于單臺Windows PC或Mac的應(yīng)用程序。值得一提的是，Office 2021每隔數(shù)月就會獲得一次安全更新，但和Office 365的常用常新不同，用戶并不會得到功能上的更新。
這次Office 2021特地強化了多人協(xié)作功能，很多以前只能在Microsoft 365、Office網(wǎng)頁版上面使用的功能現(xiàn)在也可以在Office 2021中使用了。舉個例子，盡管老版本的Office也可以實現(xiàn)多人協(xié)作，但是無法實現(xiàn)實時協(xié)作，若要查看其他人的更改和共享你的更改，用戶就必須時時保存文檔。

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現(xiàn)在，當(dāng)用戶將文檔分享給其他同事的時候，雙方就可以通過實時共同創(chuàng)作協(xié)作處理文檔。你可以在文檔上清楚地看到誰在查看文檔，誰在協(xié)作你處理文檔以及他們在何處進行了更改，這些內(nèi)容都會得到實時更新。不過，因為國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，小編在體驗時能明顯感到兩邊內(nèi)容的同步存在一定延遲，感覺微軟還是要改善一下國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的體驗。

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不僅如此，借助全新的現(xiàn)代注釋功能，你還可以控制何時向共同作者發(fā)送評論。從個人體驗來看，實時同步的現(xiàn)代注釋功能已經(jīng)可以在一定程度上取代辦公社交軟件上面的交互，如果你和同事全部都使用Microsoft 365、Office網(wǎng)頁版或Office 2021進行多人協(xié)作的話，理論上應(yīng)該可以提高工作效率。

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在Office 2021應(yīng)用的頂部，微軟加入了全新的Microsoft搜索框。通過這個搜索框，我們可以快速檢索到自己的所需內(nèi)容，其中包括從文本到命令在內(nèi)的本地內(nèi)容，以及包括最近協(xié)作的人、幫助在內(nèi)的在線內(nèi)容，用戶還能通過點擊“查看...的更多搜索結(jié)果”來獲取圖片、知識、文件和網(wǎng)頁內(nèi)容。
Microsoft Office的功能選項藏得很深，這也算是國內(nèi)用戶經(jīng)常抱怨的一點了。從實際體驗來看，只要用戶輸入關(guān)鍵字，Office搜索就會自動給出對應(yīng)的功能，同時也會自動搜索文內(nèi)的關(guān)鍵字，這兩項功能還是很好用的。至于查詢在線內(nèi)容這塊，考慮到Office用的是必應(yīng)搜索，小編覺得還是自己上百度/谷歌查詢更好一點。

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針對初學(xué)者用戶，Office 2021加入了不少Microsoft 365才有的高級創(chuàng)作素材&模板，只要輕擊“新建”按鈕，初學(xué)者就能在數(shù)以千計的豐富圖標(biāo)、優(yōu)質(zhì)模板、更多字體等高級創(chuàng)作素材中進行選擇，每個人都能制作引人入勝的文檔和演示文稿。
不管是學(xué)生，還是上班族，我想都應(yīng)該經(jīng)歷過需要制作課題報告、求職簡歷、期末PPT而在網(wǎng)上翻找對應(yīng)素材的時候。從個人實際體驗來看，Office 2021提供的創(chuàng)作模板涵蓋了報表、發(fā)票、商務(wù)票據(jù)、求職信、聚會邀請函，各式各樣的PPT也是一應(yīng)俱全，使用起來還是非常便利的。

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既然是和Windows 11同時發(fā)布的官方應(yīng)用，那么Office 2021自然也要為Windows11的新特性做出一些改變，而這就意味著和Windows 11系統(tǒng)一致的圓角設(shè)計、全新的調(diào)色板和扁平化設(shè)計的功能選項卡。從個人觀感來看，整體設(shè)計其實變化不大，但是觀感確實更加清新明快，也和Windows 11的界面風(fēng)格更貼合。

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值得一提的是，這次微軟還專門針對深色模式進行了優(yōu)化。以往我們在Windows 10系統(tǒng)里面調(diào)整為深色模式，只有Word的UI會變成深色模式，文檔的顏色依然是亮白色。現(xiàn)在，Word 2021終于可以正確地提供深色畫布了，這也讓W(xué)indows 11的深色模式實用性大大提高。

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接著，讓我們來看看具體應(yīng)用內(nèi)容。Word 2021主要更新了OpenDocument (ODF) 1.3 的支持，同時加入了焦點功能。用戶可以通過“視圖”-“沉浸式閱讀器”-“行焦點”來開啟該功能，將自己的閱讀范圍限制在一行、三行或是五行，以提高工作時的專注度，不受其他因素的影響。

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Excel 2021主要新增了9個函數(shù)，這些原本是Office 365訂閱用戶獨享的函數(shù)，現(xiàn)在全添加到了Excel 2021里，其中包括了可以逐行查找表或范圍中需要的任何內(nèi)容的XLOOKUP函數(shù)，可以從后向前查找對應(yīng)數(shù)據(jù)位置的XMATCH函數(shù)，可以為計算結(jié)果指定名稱的LET函數(shù)，以及六種全新的動態(tài)數(shù)組公式。
利用全新函數(shù)功能，數(shù)據(jù)處理可以變得更加專業(yè)便捷。XLOOKUP 函數(shù)可以很容易地查找表或范圍中的內(nèi)容，例如，通過商家代碼查找對應(yīng)的代理成本，或根據(jù)員工ID查找員工姓名。如圖所示，我們使用XLOOKUP函數(shù)，將一個單元格指定為可以在其中鍵入商家編碼的單元格，并將另一個單元格指定為將顯示您鍵入的對應(yīng)代理成本的單元格，這樣就可以在一列中查找搜索詞，并從另一列中的同一行返回結(jié)果，而不管返回列在哪一側(cè)。

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新的動態(tài)數(shù)組功能讓您可以在表格的第一個單元格中編寫一個公式，并返回一個數(shù)組。其中，F(xiàn)ILTER函數(shù)可以根據(jù)條件篩選多條記錄，SORT函數(shù)可以對表格進行排序，SORTBY函數(shù)可以讓表格根據(jù)多條件排序，UNIQUE函數(shù)可以提取唯一值，SEQUENCE可以批量生成序號，而RANDARRAY可以批量生成隨機數(shù)，具體操作可以參考下圖所示。

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PowerPoint 2021的改進主要在于亮點，其一是墨跡重播功能，可以記錄用戶的手繪墨跡動畫以供稍后播放；此外，PowerPoint 2021還允許用戶自行錄制幻燈片并將其另存為視頻文件，給用戶提供了便利的功能。

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總的來說，對比Office 2019，時隔三年推出的Office 2021新增了不少原本只在Microsoft 365中提供的功能。不管是全面改進的性能，完整的實時協(xié)作模式，好用的創(chuàng)作模板，新的智能搜索框還是更加清新圓潤的用戶界面，都能讓我們輕松看出Office 2021對比前代產(chǎn)品的革新之處。
目前Office 2021中文版已經(jīng)正式發(fā)售，其中家庭和學(xué)生版748元，小型企業(yè)版1998元，專業(yè)版5298元，這和上一代Office 2019完全一致。三大版本區(qū)別主要是包含套件的多寡，其中家庭學(xué)生版包括Word、Excel和PowerPoint，小型企業(yè)版多出Outlook（日程郵件管理），專業(yè)版則又要多出Access、Publisher等應(yīng)用。
更好的Microsoft 365

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接著，讓我們看一下Microsoft 365吧。和Office 2021不同，Microsoft 365是一種訂閱制服務(wù)，這也就意味著用戶無法通過買斷費用擁有這款產(chǎn)品，而是需要定期支付訂閱費以訪問 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 等辦公軟件。與此同時，Office 2021 客戶只需支付單筆費用即可換取應(yīng)用的終身許可證。
那么，Microsoft 365的優(yōu)點在什么地方呢？首先，和Office 2021幾乎不會再獲得任何功能更新不同，Microsoft 365的功能是常換常新的，所有Office應(yīng)用和服務(wù)都會通過Microsoft 365自動更新最新功能和改進，這意味著Microsoft 365用戶不僅能夠通過該服務(wù)獲得Office 2021的改進，未來還能獲得更多功能上的實時更新。

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在功能上，和Office 2021不同，Microsoft 365為用戶提供了不少基于云計算的AI功能。首先是Microsoft編輯器，這是微軟提供的一個AI寫作輔導(dǎo)插件。普通版用戶使用該插件可以自動檢測文檔語法或拼寫錯誤，高級版用戶更可以享受修改建議，檢查表述是否清晰、簡潔和正式，幫助用戶撰寫專業(yè)、準(zhǔn)確的文檔。

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除此以外，AI技術(shù)在PowerPoint和Excel上也有應(yīng)用。Microsoft 365不僅能分析PPT中的文字、圖片、形狀等素材，提供專業(yè)的美化排版建議；也能夠通過AI技術(shù)為PPT演講內(nèi)容生成不同語言的實時字幕，方便外籍同僚理解；甚至還能借助AI分析表格中的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)蘊含趨勢，提供多種圖表和數(shù)據(jù)透視圖建議。

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對于喜歡使用OneDrive云存儲的用戶來說，Office 2021附贈的5GB共享空間不一定夠用，而Microsoft 365提供了高達1TB的共享空間，讓你可以放心地開啟自動同步功能，再也不怕文件恢復(fù)/誤刪除的情況發(fā)生。配套的OneDrive 個人保管庫，更是可以保證重要文件的電子版以安全的方式存儲在云端，需要時觸手可及。

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目前Microsoft 365和Office 2021在功能上的差別并不多，主要還是在云計算、云儲存方面存在一些差別。當(dāng)然，這是因為Office 2021剛剛發(fā)布的原因。舉個例子，Excel 365在2019年8月收到了XLOOKUP功能，但是該功能并沒有被添加到Excel 2021身上。換言之，對于Office 2021 版本用戶來說，你現(xiàn)在看到的就是你將得到的。
總結(jié)

總的來說，盡管這次Office 2021只是一次增量升級，讓Office的功能跟上Microsoft 365的步伐，但是已經(jīng)足夠?qū)嵱谩Ｆ浯?，微軟讓Office也能享受到比較完整的文檔協(xié)同功能，但是卻只提供5G共享空間，明顯存在著吸引用戶購買Microsoft 365的想法。讓所有用戶都能夠參與協(xié)同工作，更好地提高團隊和整體的工作效率，或許就是微軟的宏愿吧。
Microsoft 365和Office 2021應(yīng)該怎樣選擇？

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小編認(rèn)為，如果你是年輕學(xué)生、普通文員或是退休人員，基本只使用Word、Excel和PowerPoint的原有功能，不需要云存儲，也不怎么使用聯(lián)網(wǎng)的AI功能，那么一次付費終身享用的Office 2021確實是個不錯的選擇，畢竟這款產(chǎn)品的功能已經(jīng)非常穩(wěn)定且完整了，說是市面上最好用的本地辦公應(yīng)用也不為過。
如果你是一名全職上班族，經(jīng)常上傳文檔和同事進行協(xié)作辦公，需要整整1TB的共享空間，或者說你需要最新和最好的功能，喜歡AI寫作、AI糾正、AI主動分析等智能功能，并希望每月都能獲得功能更新的話，那么Microsoft 365是你的不二之選。更別提Microsoft 365可以購買家庭版，最高可共享給六人使用，實際性價比可能比Office 2021還要更高。

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不過就像生活，凡事都沒有一刀切的解決方案。在購買新的Office之前，你應(yīng)該好好地問問自己，“哪個對我來說更有價值？這個功能對我來說真的是必要的嗎？” 當(dāng)你考慮了自己的情況后，例如你將如何使用Office、你真正需要的需求以及你擁有的其他選項，你自然就可以作出最適合自己的選擇。

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