Microsoft Office 2021強(qiáng)大特性助力高效辦公

毛屌屌

對(duì)于微軟的產(chǎn)品，人們最熟悉的除了Windows操作系統(tǒng)外，應(yīng)該就是Office辦公軟件了。盡管我們已經(jīng)習(xí)慣用智能手機(jī)填補(bǔ)娛樂(lè)時(shí)間了，但是在工作和學(xué)習(xí)這塊，我們依然很難離開(kāi)專(zhuān)業(yè)的辦公軟件，特別是對(duì)于小編這種以碼字為生的編輯來(lái)說(shuō)，一款專(zhuān)業(yè)的辦公軟件就是高效生產(chǎn)力的代名詞。

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近日，微軟在深圳舉行了一場(chǎng)Surface冬季新品品鑒會(huì)。會(huì)上，微軟方面除了向國(guó)內(nèi)媒體展示了涵蓋一體機(jī)、二合一、筆記本電腦、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)等在內(nèi)的Surface全線(xiàn)產(chǎn)品，還為我們介紹了Windows 11、Office 2021和Microsoft 365的諸多全新特性外，讓我們得以領(lǐng)略到新款微軟辦公套件的高效之處。

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您可能想知道，“為什么微軟會(huì)提供兩個(gè)本質(zhì)上基本相同的產(chǎn)品呢？”今天，就讓我們來(lái)好好地體驗(yàn)一下全新的Office 2021，看一看Office 2021 里面究竟有什么新東西，以及Microsoft 365和Office 2021究竟有哪些不同，你應(yīng)該如何選擇適合自己的產(chǎn)品。
強(qiáng)化協(xié)作的Office 2021

首先，讓我們來(lái)了解一下Office 2021這款產(chǎn)品，Office 2021是一款買(mǎi)斷制的辦公應(yīng)用服務(wù)，一次付費(fèi)即可永久使用，包含Word，Excel，PowerPoint等適用于單臺(tái)Windows PC或Mac的應(yīng)用程序。值得一提的是，Office 2021每隔數(shù)月就會(huì)獲得一次安全更新，但和Office 365的常用常新不同，用戶(hù)并不會(huì)得到功能上的更新。
這次Office 2021特地強(qiáng)化了多人協(xié)作功能，很多以前只能在Microsoft 365、Office網(wǎng)頁(yè)版上面使用的功能現(xiàn)在也可以在Office 2021中使用了。舉個(gè)例子，盡管老版本的Office也可以實(shí)現(xiàn)多人協(xié)作，但是無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)協(xié)作，若要查看其他人的更改和共享你的更改，用戶(hù)就必須時(shí)時(shí)保存文檔。

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現(xiàn)在，當(dāng)用戶(hù)將文檔分享給其他同事的時(shí)候，雙方就可以通過(guò)實(shí)時(shí)共同創(chuàng)作協(xié)作處理文檔。你可以在文檔上清楚地看到誰(shuí)在查看文檔，誰(shuí)在協(xié)作你處理文檔以及他們?cè)诤翁庍M(jìn)行了更改，這些內(nèi)容都會(huì)得到實(shí)時(shí)更新。不過(guò)，因?yàn)閲?guó)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，小編在體驗(yàn)時(shí)能明顯感到兩邊內(nèi)容的同步存在一定延遲，感覺(jué)微軟還是要改善一下國(guó)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的體驗(yàn)。

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不僅如此，借助全新的現(xiàn)代注釋功能，你還可以控制何時(shí)向共同作者發(fā)送評(píng)論。從個(gè)人體驗(yàn)來(lái)看，實(shí)時(shí)同步的現(xiàn)代注釋功能已經(jīng)可以在一定程度上取代辦公社交軟件上面的交互，如果你和同事全部都使用Microsoft 365、Office網(wǎng)頁(yè)版或Office 2021進(jìn)行多人協(xié)作的話(huà)，理論上應(yīng)該可以提高工作效率。

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在Office 2021應(yīng)用的頂部，微軟加入了全新的Microsoft搜索框。通過(guò)這個(gè)搜索框，我們可以快速檢索到自己的所需內(nèi)容，其中包括從文本到命令在內(nèi)的本地內(nèi)容，以及包括最近協(xié)作的人、幫助在內(nèi)的在線(xiàn)內(nèi)容，用戶(hù)還能通過(guò)點(diǎn)擊“查看...的更多搜索結(jié)果”來(lái)獲取圖片、知識(shí)、文件和網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容。
Microsoft Office的功能選項(xiàng)藏得很深，這也算是國(guó)內(nèi)用戶(hù)經(jīng)常抱怨的一點(diǎn)了。從實(shí)際體驗(yàn)來(lái)看，只要用戶(hù)輸入關(guān)鍵字，Office搜索就會(huì)自動(dòng)給出對(duì)應(yīng)的功能，同時(shí)也會(huì)自動(dòng)搜索文內(nèi)的關(guān)鍵字，這兩項(xiàng)功能還是很好用的。至于查詢(xún)?cè)诰€(xiàn)內(nèi)容這塊，考慮到Office用的是必應(yīng)搜索，小編覺(jué)得還是自己上百度/谷歌查詢(xún)更好一點(diǎn)。

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針對(duì)初學(xué)者用戶(hù)，Office 2021加入了不少M(fèi)icrosoft 365才有的高級(jí)創(chuàng)作素材&模板，只要輕擊“新建”按鈕，初學(xué)者就能在數(shù)以千計(jì)的豐富圖標(biāo)、優(yōu)質(zhì)模板、更多字體等高級(jí)創(chuàng)作素材中進(jìn)行選擇，每個(gè)人都能制作引人入勝的文檔和演示文稿。
不管是學(xué)生，還是上班族，我想都應(yīng)該經(jīng)歷過(guò)需要制作課題報(bào)告、求職簡(jiǎn)歷、期末PPT而在網(wǎng)上翻找對(duì)應(yīng)素材的時(shí)候。從個(gè)人實(shí)際體驗(yàn)來(lái)看，Office 2021提供的創(chuàng)作模板涵蓋了報(bào)表、發(fā)票、商務(wù)票據(jù)、求職信、聚會(huì)邀請(qǐng)函，各式各樣的PPT也是一應(yīng)俱全，使用起來(lái)還是非常便利的。

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既然是和Windows 11同時(shí)發(fā)布的官方應(yīng)用，那么Office 2021自然也要為Windows11的新特性做出一些改變，而這就意味著和Windows 11系統(tǒng)一致的圓角設(shè)計(jì)、全新的調(diào)色板和扁平化設(shè)計(jì)的功能選項(xiàng)卡。從個(gè)人觀感來(lái)看，整體設(shè)計(jì)其實(shí)變化不大，但是觀感確實(shí)更加清新明快，也和Windows 11的界面風(fēng)格更貼合。

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值得一提的是，這次微軟還專(zhuān)門(mén)針對(duì)深色模式進(jìn)行了優(yōu)化。以往我們?cè)赪indows 10系統(tǒng)里面調(diào)整為深色模式，只有Word的UI會(huì)變成深色模式，文檔的顏色依然是亮白色?，F(xiàn)在，Word 2021終于可以正確地提供深色畫(huà)布了，這也讓W(xué)indows 11的深色模式實(shí)用性大大提高。

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接著，讓我們來(lái)看看具體應(yīng)用內(nèi)容。Word 2021主要更新了OpenDocument (ODF) 1.3 的支持，同時(shí)加入了焦點(diǎn)功能。用戶(hù)可以通過(guò)“視圖”-“沉浸式閱讀器”-“行焦點(diǎn)”來(lái)開(kāi)啟該功能，將自己的閱讀范圍限制在一行、三行或是五行，以提高工作時(shí)的專(zhuān)注度，不受其他因素的影響。

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Excel 2021主要新增了9個(gè)函數(shù)，這些原本是Office 365訂閱用戶(hù)獨(dú)享的函數(shù)，現(xiàn)在全添加到了Excel 2021里，其中包括了可以逐行查找表或范圍中需要的任何內(nèi)容的XLOOKUP函數(shù)，可以從后向前查找對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)位置的XMATCH函數(shù)，可以為計(jì)算結(jié)果指定名稱(chēng)的LET函數(shù)，以及六種全新的動(dòng)態(tài)數(shù)組公式。
利用全新函數(shù)功能，數(shù)據(jù)處理可以變得更加專(zhuān)業(yè)便捷。XLOOKUP 函數(shù)可以很容易地查找表或范圍中的內(nèi)容，例如，通過(guò)商家代碼查找對(duì)應(yīng)的代理成本，或根據(jù)員工ID查找員工姓名。如圖所示，我們使用XLOOKUP函數(shù)，將一個(gè)單元格指定為可以在其中鍵入商家編碼的單元格，并將另一個(gè)單元格指定為將顯示您鍵入的對(duì)應(yīng)代理成本的單元格，這樣就可以在一列中查找搜索詞，并從另一列中的同一行返回結(jié)果，而不管返回列在哪一側(cè)。

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新的動(dòng)態(tài)數(shù)組功能讓您可以在表格的第一個(gè)單元格中編寫(xiě)一個(gè)公式，并返回一個(gè)數(shù)組。其中，F(xiàn)ILTER函數(shù)可以根據(jù)條件篩選多條記錄，SORT函數(shù)可以對(duì)表格進(jìn)行排序，SORTBY函數(shù)可以讓表格根據(jù)多條件排序，UNIQUE函數(shù)可以提取唯一值，SEQUENCE可以批量生成序號(hào)，而RANDARRAY可以批量生成隨機(jī)數(shù)，具體操作可以參考下圖所示。

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PowerPoint 2021的改進(jìn)主要在于亮點(diǎn)，其一是墨跡重播功能，可以記錄用戶(hù)的手繪墨跡動(dòng)畫(huà)以供稍后播放；此外，PowerPoint 2021還允許用戶(hù)自行錄制幻燈片并將其另存為視頻文件，給用戶(hù)提供了便利的功能。

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總的來(lái)說(shuō)，對(duì)比Office 2019，時(shí)隔三年推出的Office 2021新增了不少原本只在Microsoft 365中提供的功能。不管是全面改進(jìn)的性能，完整的實(shí)時(shí)協(xié)作模式，好用的創(chuàng)作模板，新的智能搜索框還是更加清新圓潤(rùn)的用戶(hù)界面，都能讓我們輕松看出Office 2021對(duì)比前代產(chǎn)品的革新之處。
目前Office 2021中文版已經(jīng)正式發(fā)售，其中家庭和學(xué)生版748元，小型企業(yè)版1998元，專(zhuān)業(yè)版5298元，這和上一代Office 2019完全一致。三大版本區(qū)別主要是包含套件的多寡，其中家庭學(xué)生版包括Word、Excel和PowerPoint，小型企業(yè)版多出Outlook（日程郵件管理），專(zhuān)業(yè)版則又要多出Access、Publisher等應(yīng)用。
更好的Microsoft 365

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接著，讓我們看一下Microsoft 365吧。和Office 2021不同，Microsoft 365是一種訂閱制服務(wù)，這也就意味著用戶(hù)無(wú)法通過(guò)買(mǎi)斷費(fèi)用擁有這款產(chǎn)品，而是需要定期支付訂閱費(fèi)以訪(fǎng)問(wèn) Word、Excel、PowerPoint、Outlook 等辦公軟件。與此同時(shí)，Office 2021 客戶(hù)只需支付單筆費(fèi)用即可換取應(yīng)用的終身許可證。
那么，Microsoft 365的優(yōu)點(diǎn)在什么地方呢？首先，和Office 2021幾乎不會(huì)再獲得任何功能更新不同，Microsoft 365的功能是常換常新的，所有Office應(yīng)用和服務(wù)都會(huì)通過(guò)Microsoft 365自動(dòng)更新最新功能和改進(jìn)，這意味著Microsoft 365用戶(hù)不僅能夠通過(guò)該服務(wù)獲得Office 2021的改進(jìn)，未來(lái)還能獲得更多功能上的實(shí)時(shí)更新。

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在功能上，和Office 2021不同，Microsoft 365為用戶(hù)提供了不少基于云計(jì)算的AI功能。首先是Microsoft編輯器，這是微軟提供的一個(gè)AI寫(xiě)作輔導(dǎo)插件。普通版用戶(hù)使用該插件可以自動(dòng)檢測(cè)文檔語(yǔ)法或拼寫(xiě)錯(cuò)誤，高級(jí)版用戶(hù)更可以享受修改建議，檢查表述是否清晰、簡(jiǎn)潔和正式，幫助用戶(hù)撰寫(xiě)專(zhuān)業(yè)、準(zhǔn)確的文檔。

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除此以外，AI技術(shù)在PowerPoint和Excel上也有應(yīng)用。Microsoft 365不僅能分析PPT中的文字、圖片、形狀等素材，提供專(zhuān)業(yè)的美化排版建議；也能夠通過(guò)AI技術(shù)為PPT演講內(nèi)容生成不同語(yǔ)言的實(shí)時(shí)字幕，方便外籍同僚理解；甚至還能借助AI分析表格中的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)蘊(yùn)含趨勢(shì)，提供多種圖表和數(shù)據(jù)透視圖建議。

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對(duì)于喜歡使用OneDrive云存儲(chǔ)的用戶(hù)來(lái)說(shuō)，Office 2021附贈(zèng)的5GB共享空間不一定夠用，而Microsoft 365提供了高達(dá)1TB的共享空間，讓你可以放心地開(kāi)啟自動(dòng)同步功能，再也不怕文件恢復(fù)/誤刪除的情況發(fā)生。配套的OneDrive 個(gè)人保管庫(kù)，更是可以保證重要文件的電子版以安全的方式存儲(chǔ)在云端，需要時(shí)觸手可及。

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目前Microsoft 365和Office 2021在功能上的差別并不多，主要還是在云計(jì)算、云儲(chǔ)存方面存在一些差別。當(dāng)然，這是因?yàn)镺ffice 2021剛剛發(fā)布的原因。舉個(gè)例子，Excel 365在2019年8月收到了XLOOKUP功能，但是該功能并沒(méi)有被添加到Excel 2021身上。換言之，對(duì)于Office 2021 版本用戶(hù)來(lái)說(shuō)，你現(xiàn)在看到的就是你將得到的。
總結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，盡管這次Office 2021只是一次增量升級(jí)，讓Office的功能跟上Microsoft 365的步伐，但是已經(jīng)足夠?qū)嵱谩Ｆ浯?，微軟讓Office也能享受到比較完整的文檔協(xié)同功能，但是卻只提供5G共享空間，明顯存在著吸引用戶(hù)購(gòu)買(mǎi)Microsoft 365的想法。讓所有用戶(hù)都能夠參與協(xié)同工作，更好地提高團(tuán)隊(duì)和整體的工作效率，或許就是微軟的宏愿吧。
Microsoft 365和Office 2021應(yīng)該怎樣選擇？

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小編認(rèn)為，如果你是年輕學(xué)生、普通文員或是退休人員，基本只使用Word、Excel和PowerPoint的原有功能，不需要云存儲(chǔ)，也不怎么使用聯(lián)網(wǎng)的AI功能，那么一次付費(fèi)終身享用的Office 2021確實(shí)是個(gè)不錯(cuò)的選擇，畢竟這款產(chǎn)品的功能已經(jīng)非常穩(wěn)定且完整了，說(shuō)是市面上最好用的本地辦公應(yīng)用也不為過(guò)。
如果你是一名全職上班族，經(jīng)常上傳文檔和同事進(jìn)行協(xié)作辦公，需要整整1TB的共享空間，或者說(shuō)你需要最新和最好的功能，喜歡AI寫(xiě)作、AI糾正、AI主動(dòng)分析等智能功能，并希望每月都能獲得功能更新的話(huà)，那么Microsoft 365是你的不二之選。更別提Microsoft 365可以購(gòu)買(mǎi)家庭版，最高可共享給六人使用，實(shí)際性?xún)r(jià)比可能比Office 2021還要更高。

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不過(guò)就像生活，凡事都沒(méi)有一刀切的解決方案。在購(gòu)買(mǎi)新的Office之前，你應(yīng)該好好地問(wèn)問(wèn)自己，“哪個(gè)對(duì)我來(lái)說(shuō)更有價(jià)值？這個(gè)功能對(duì)我來(lái)說(shuō)真的是必要的嗎？” 當(dāng)你考慮了自己的情況后，例如你將如何使用Office、你真正需要的需求以及你擁有的其他選項(xiàng)，你自然就可以作出最適合自己的選擇。

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